Gestión documental

Durante una conferencia ofrecida hoy por uno de los directores generales de la compañía en la que trabajo, se ha hablado acerca de la gestión documental de las empresas. En concreto, el director ha comentado que muchas de ellas cambian de edificios a otros más grandes porque consideran que en el que están, se ha quedado pequeño y no "caben". El problema fundamental es precisamente la gestión documental, no saben organizar ni gestionar la documentación que manejan.

Mientras esto ocurría yo pensaba cuánta relación tiene esto también en nuestra vida personal (últimamente se habla mucho de empresas, familias y conciliación, os apuntáis al debate?). ¿Quién no conoce a alguien que se ha cambiado de casa porque dice que la otra era pequeña?¿O que no le caben las cosas?

Saber gestionar el "papeleo" es muy importante. Hay que saber qué papeles guardar y cuáles reciclar, pero también es vital utilizar la tecnología que hay a nuestro alcance en estos tiempos para hacer de nuestra vida un poco menos caótica.

¿Qué tal una impresora y un escáner (o un multifunción)? Escanea todos los documentos que necesites guardar pero no necesariamente en formato físico. Ahorrarás mucho espacio. También puedes escanear libros de referencia para tus trabajos universitarios, tu profesión o tu entretenimiento. También puedes apuntarte a leer libros digitales, a reutilizar los sobres de la correspondencia y hacer manualidades con el papel de las revistas. Y por supuesto, utilizar internet para comunicarse y hacer trámites con la administración pública.

En definitiva, cualquier acción que nos permita eliminar el papel que inunda nuestras casas es positiva, sobre todo si almacenamos correctamente en el ordenador aquellos documentos importantes que vamos a necesitar recuperar en algún momento.