martes, 9 de marzo de 2010

Gestión documental

Durante una conferencia ofrecida hoy por uno de los directores generales de la compañía en la que trabajo, se ha hablado acerca de la gestión documental de las empresas. En concreto, el director ha comentado que muchas de ellas cambian de edificios a otros más grandes porque consideran que en el que están, se ha quedado pequeño y no "caben". El problema fundamental es precisamente la gestión documental, no saben organizar ni gestionar la documentación que manejan.

Mientras esto ocurría yo pensaba cuánta relación tiene esto también en nuestra vida personal (últimamente se habla mucho de empresas, familias y conciliación, os apuntáis al debate?). ¿Quién no conoce a alguien que se ha cambiado de casa porque dice que la otra era pequeña?¿O que no le caben las cosas?

Saber gestionar el "papeleo" es muy importante. Hay que saber qué papeles guardar y cuáles reciclar, pero también es vital utilizar la tecnología que hay a nuestro alcance en estos tiempos para hacer de nuestra vida un poco menos caótica.

¿Qué tal una impresora y un escáner (o un multifunción)? Escanea todos los documentos que necesites guardar pero no necesariamente en formato físico. Ahorrarás mucho espacio. También puedes escanear libros de referencia para tus trabajos universitarios, tu profesión o tu entretenimiento. También puedes apuntarte a leer libros digitales, a reutilizar los sobres de la correspondencia y hacer manualidades con el papel de las revistas. Y por supuesto, utilizar internet para comunicarse y hacer trámites con la administración pública.

En definitiva, cualquier acción que nos permita eliminar el papel que inunda nuestras casas es positiva, sobre todo si almacenamos correctamente en el ordenador aquellos documentos importantes que vamos a necesitar recuperar en algún momento.

10 comentarios:

Anónimo dijo...

Me ha venido muy bien! Lástima que lo del escanear me da una pereza tremenda...
Me vendría fenomenal alguna entrada sobre almacenaje de papeleo. Por ejemplo, sistemas de clasificado o algo así!
Gran trabajo!

Antonia María dijo...

Tal vez esto te ayude:
http://casasperfectas.blogspot.com/2008/06/papeles-en-orden-cmo-organizarlos.html

Un abrazo y gracias por estar ahí.
Antonia M. Moreno

Jesús Jiménez dijo...

Hola, muy buenas noches, Antonia

Estoy de acuerdo totalmente con lo que apuntas en tu magnífica entrada. Empiezas guardando papeles pensando que te pueden servir de algo y, al final, ni te acuerdas para qué los tenías.

El otro viernes, sin ir más lejos, yo estuve dos horas limpiando y ordenando mi biblioteca. Para ello, seguí tus consejos: lo que se puede compartir, que se comparta y lo que no, directamente al reciclaje.

Bueno pues el resultado no puede ser más satisfactorio. De verdad, anónimo, merece la pena, aunque te pese porque ¡no sabes lo bien que me siento cada vez que veo mis libros otra vez ordenados y sobre todo, lo fácil que es ahora localizarnos!

Así que, ¡Muchas Gracias por tus buenos consejos Antonia y también por la referencia! :)

Saludos

Amelia dijo...

Hola! Acabo de descubrir este magnífico blog, me ha encantado. Llevo un par de horas leyendo entradas y ya lo he guardado en favoritos ;)

Tengo una duda...
En la entrada "Orden en los armarios VI" dices "Las perchas de madera pueden estropear las prendas. Utiliza las de madera o plástico."

Como ves repites "madera" en ambas partes, y me he quedado con la duda! ¿Cuál es el mejor material para las perchas?

Un saludo! ^^

Antonia María dijo...

Gracias a vosotros Jesús. Me alegro de que hayas organizado tu biblioteca y ahora veas cuánto compensa dedicarle tiempo. Ahora toca mantener :)

Amelia, tienes razón, debe de ser un error al escribir. Las perchas adecuadas son las de madera. Las que tienes que evitar: las de plástico y metal.

Un abrazo y bienvenida!

Antonia M. Moreno

felicitat dijo...

Hola Antonia María, me apunto a este blog tan interesante, estoy de acuerdo que la organización y ordenar las cosas te deja una paz interior auténtica, ahora este trabajo me corresponde a mi, es una de mis responsabilidades, soy poco organizada para las labores caseras, me ha costado mucho adaptarme. En cuanto a la informática casera, estoy en ello, seguiré ojeando estos grandes consejos a ver si consigo lograr alguno. Grácias.

Antonia María dijo...

Hola Felicitat! Qué ilusión verte por aquí después de nuestro debate :) Bienvenida

Echa un vistazo al blog. Llevo dos años con él dando consejos y trucos para mejorar poco a poco, tú, tu pareja y tus niños :)

De todos modos, estoy a tu disposición para resolver cualquier duda.

Un abrazo,

Antonia M. Moreno

Carmen - El blog de un poco de todo dijo...

Como siempre un post de lo más oportuno pues he estado esta semana ordenando papeles y uff. Tengo así como 30 carpetas llenas de ellos, eso sí ordenadas por temas, pero aún habiendo tirado unos cuantos kilos de papel todavía creo que me sobra más de la mitad.
Tomo nota de lo del escaneado y aunque a mí también me da pereza, todo es ponerse.

Amanda dijo...

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KISS!! KISS!!

beatriz dijo...

Yo gracias a tus consejos he conseguido reducir los papeles de la casa a solo dos cajones. EN uno guardo escrituras, titulos etc papeles para siempre.
En el otro todos los recibos, facturas del año en curso, quiero organizarme bien y tengo apuntado en rojo en el calendario revisarlos en Junio y en Diciembre para no acumular muchos.
Muchas gracias por tus consejos y recomendaciones